Complexiteitsbewustzijn: hoe je door de bomen het bos kunt blijven zien

Sander Vuurmans
26 augustus 2024

Ons brein heeft de neiging om problemen te reduceren tot één enkele oorzaak. De media weten als geen ander dat krantenkoppen waarin problemen worden toegeschreven aan één probleem de meeste aandacht trekken en het makkelijkst onthouden worden. We vinden het heerlijk om één boosdoener de schuld te geven van onze problemen. Helaas is de realiteit dat problemen in bijna alle gevallen complexer zijn dan dat. 

In leiderschap en besluitvorming is het cruciaal om je bewust te zijn van deze complexiteit. Problemen worden zelden door één enkele factor veroorzaakt; vrijwel altijd spelen meerdere factoren een rol. Het effectief aanpakken van problemen vereist daarom het vermogen om deze verschillende factoren te identificeren, te evalueren en vervolgens een gerichte en doeltreffende oplossing te vinden

The most serious mistakes are not being made as a result of wrong answers. The true dangerous thing is asking the wrong question.

Complexiteitsbewustzijn is ook een cruciale vaardigheid als je duurzame gedragsverandering wilt realiseren. Gedrag is complex en wordt door vele factoren beïnvloed. Hoewel we vaak goed kunnen benoemen welk gedrag we niet willen zien of waar we last van hebben, is het begrijpen van hoe dit gedrag tot stand komt en welke factoren hierop van invloed zijn, veel lastiger.

Helaas horen we te vaak binnen en buiten organisaties verklaringen die te simpel zijn, zoals:

  • "Het verloop is zo hoog omdat medewerkers slecht worden betaald."
  • "De cultuur is onveilig omdat de directeur een tiran is."
  • "Jongere generaties weten niet meer wat hard werken is omdat ze 'lui' zijn.”
  • "Mensen tonen geen eigenaarschap omdat ze alleen met zichzelf bezig zijn."

Wanneer organisaties of zelfs adviesbureaus tot zulke eenvoudige conclusies komen, bestaat het gevaar van tunnelvisie. Hierdoor neigen we ernaar om snel oplossingen te bedenken zonder het probleem volledig te begrijpen. Albert Einstein zei hierover: “Als ik een uur heb om een probleem op te lossen, besteed ik 55 minuten aan het probleem en 5 minuten aan de oplossing.”

Van nature richten we ons sneller op het vinden van een oplossing dan op het grondig begrijpen van het probleem. Bovendien betalen organisaties liever voor een oplossing dan voor het beter begrijpen van een probleem. En ondanks dat dit logisch is, wordt hiermee een cruciale denkfout gemaakt. Door de complexiteit van een probleem goed te begrijpen, ben je namelijk beter in staat om effectieve, efficiënte en blijvende oplossingen te bedenken. 

Het Cynefin-framework: een tool dat helpt om problemen beter in te schatten en effectiever aan te pakken.

Het Cynefin-Framework - ontwikkeld door Dave Snowden - is een model dat helpt om een probleem eerst te categoriseren op basis van een aantal karakteristieken om vanuit daar tot een effectieve aanpak van het probleem te komen. Het model helpt om eerst bewust te worden van de complexiteit van een probleem aan de hand van vier categorieën. Deze categorieën zijn makkelijk te onthouden als de 4C’s (in het Engels).



Clear (eenvoudig)

Het eerste domein is  Clear  (Eenvoudig). In deze categorie bevinden zich situaties die duidelijk en voorspelbaar zijn. De relatie tussen oorzaak en gevolg is simpel en iedereen begrijpt hoe het werkt. Hier is het belangrijk om bestaande best practices te volgen. Een duidelijk voorbeeld hiervan is een productieproces in een fabriek, waarbij vaste stappen steeds herhaald worden om tot het gewenste resultaat te komen. De aanpak in dit domein is relatief eenvoudig: de situatie wordt beoordeeld, vervolgens wordt het probleem gecategoriseerd en daarna volgt men de juiste, bekende procedure om het probleem op te lossen. Dit domein biedt zekerheid en stabiliteit.

Complicated (ingewikkeld)

In het tweede domein,  Complicated  (Ingewikkeld), wordt de situatie wat minder vanzelfsprekend. Hoewel er nog steeds een duidelijke relatie tussen oorzaak en gevolg is, vereist het begrijpen ervan een zekere mate van expertise of grondige analyse. De oplossingen zijn niet altijd voor de hand liggend en er zijn meerdere mogelijke manieren om tot een goed resultaat te komen. Dit is het domein van de experts, die door middel van gedegen onderzoek en analyse bepalen welke aanpak het beste is. Een voorbeeld hiervan is het ontwerpen van een complex IT-systeem. Hier wordt niet automatisch de beste methode toegepast, maar wordt eerst zorgvuldig onderzocht en geanalyseerd wat de beste oplossing zou kunnen zijn, voordat er actie wordt ondernomen.

Complex

Het derde domein,  Complex , omvat situaties waarin de relatie tussen oorzaak en gevolg niet direct te herkennen is. Vaak worden patronen pas achteraf duidelijk, waardoor deze situaties gekenmerkt worden door onvoorspelbaarheid en onzekerheid. In complexe situaties is het niet mogelijk om vooraf precies te bepalen wat de beste aanpak is. In plaats daarvan is het nodig om te experimenteren met verschillende benaderingen en op basis van feedback aanpassingen te maken. Dit is typisch voor situaties zoals organisatieveranderingen of het omgaan met maatschappelijke crises, waar verschillende factoren elkaar beïnvloeden en de uitkomst onvoorspelbaar is. Hier staat het leren door te doen centraal; je probeert iets, bekijkt wat werkt, en past je strategie voortdurend aan.

Chaotic (chaotisch)

Tot slot is er het domein van  Chaotic . In chaotische situaties is er geen herkenbare structuur of orde. Oorzaak en gevolg zijn hier volledig losgekoppeld, en de situatie is vaak onstabiel en bedreigend. Er is geen tijd om te analyseren of te experimenteren; in plaats daarvan is directe actie noodzakelijk om de situatie onder controle te krijgen. Een voorbeeld hiervan is een acute crisissituatie zoals een datalek waarbij snel gehandeld moet worden om schade te beperken. In dit domein komt de aanpak neer op snel ingrijpen om enige vorm van stabiliteit te creëren, waarna pas een zorgvuldiger analyse kan plaatsvinden om verder te reageren op de situatie.

Verwarring 

Verwarring binnen het Cynefin Framework is de toestand waarin het onduidelijk is welk domein van toepassing is op een situatie. Dit kan leiden tot verwarring, omdat er geen duidelijke manier is om het probleem te benaderen. Mensen vervallen vaak in ad-hoc "brandjes blussen," gedreven door persoonlijke voorkeuren in plaats van strategische keuzes. Om uit Disorder te komen, is het van belang om het probleem op te splitsen in kleinere beter beheersbare problemen, zodat deze toegewezen kunnen worden aan een van de vier andere domeinen. 

Samenvattend biedt het Cynefin Framework een manier om situaties te categoriseren en te begrijpen, zodat de juiste benadering kan worden gekozen. Of de situatie nu eenvoudig, ingewikkeld, complex of chaotisch is, dit model helpt om bewust na te denken over de beste manier van handelen in verschillende contexten.

Een leuke werkvorm op basis van het Cynefin Framework

Doel:

Deelnemers reflecteren op recente ervaringen door deze in het juiste Cynefin-domein te plaatsen, waarna ze nadenken over hun aanpak en mogelijke verbeteringen voor de toekomst.

Benodigdheden:

Geen voorbereiding nodig, alleen pen en papier voor de deelnemers (optioneel).

Stappen:

Stap 1: Situatie Identificatie (5 min)

Vraag de deelnemers om een recente situatie of uitdaging uit hun werk of leven te kiezen waar ze over willen reflecteren. Dit kan variëren van een project, een teaminteractie, een crisis, of een simpel probleem dat moest worden opgelost.

Vraag :  Wat was de situatie waar je mee te maken had?

Stap 2: Domein Bepaling (5 min)
Laat de deelnemers nadenken over welk Cynefin-domein het beste past bij de situatie die ze hebben gekozen:

  • Eenvoudig : Was het een situatie met duidelijke oorzaak-gevolgrelaties en een duidelijke oplossing?
  • Gecompliceerd : Was er expertise nodig om de juiste oplossing te vinden?
  • Complex : Was de situatie onvoorspelbaar en was experimenteren noodzakelijk?
  • Chaotisch : Moest er snel gehandeld worden zonder duidelijke richting?
  • Disorder : Was er veel verwarring over wat er precies aan de hand was?

Vraag :  In welk Cynefin-domein zou je deze situatie plaatsen en waarom?


Stap 3: Reflectie op Aanpak (5 min)
Vraag de deelnemers om terug te kijken op hoe ze de situatie hebben aangepakt, gebaseerd op het domein waarin ze de situatie hebben geplaatst:

  • Was jouw aanpak passend voor het domein waarin je de situatie plaatste?
  • Heb je bijvoorbeeld te snel geprobeerd om een oplossing te vinden in een complexe situatie? Of had je juist meer moeten sturen in een chaotische situatie?


Vraag :  Was je aanpak geschikt voor het Cynefin-domein waarin je de situatie hebt geplaatst?


Stap 4: Lessen voor de Toekomst (5 min)
Laat de deelnemers nadenken over wat ze zouden kunnen doen als ze in de toekomst weer in een soortgelijke situatie terechtkomen:

  • Wat zou je anders doen nu je de situatie in het juiste Cynefin-domein hebt geplaatst?
  • Welke aanpak zou beter passen bij het domein waarin je de situatie hebt geplaatst?

Vraag :  Welke inzichten heb je opgedaan en hoe kun je deze gebruiken in toekomstige situaties?